5S in der Halbwertszeitgesellschaft
Eines der wichtigsten Merkmale des Jahres 2020 ist die Ein-Halb-Meter-Gesellschaft. Vor einigen Monaten tauchte das Coronavirus auf und löste eine weltweite Pandemie aus. Nach den ersten Wochen und Monaten der Arbeit von zu Hause aus wird die Gesellschaft langsam wieder aktiv. Auch viele Unternehmen und Organisationen sind bestrebt, ihren Auftrag und ihre Vision zu bekräftigen und ihre Tätigkeit wieder aufzunehmen. Aber die Ein-Halb-Meter-Gesellschaft macht dies sehr viel komplexer. Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie den Geschäftsfluss wieder aufnehmen UND die anderthalb Meter berücksichtigen können? 5S kann hier Möglichkeiten bieten. Lesen Sie hier mehr über 5S in der Eineinhalb-Meter-Gesellschaft.
Was ist 5S?
Zunächst einmal: Was ist das eigentlich? 5S ist eine Methode zur Organisation von Räumen und Arbeitsplätzen in geordneter Weise. Ein organisierter Arbeitsplatz trägt zu vier wichtigen Aspekten bei: Sicherheit, Qualität, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit. In der Regel gibt es in Unternehmen viel Verschwendung, z. B. durch Warten oder Suchen nach Informationen. Oder man hat nicht alle Werkzeuge und Materialien zur Hand. Die Anwendung von 5S sorgt dafür, dass diese Verschwendung auf ein Minimum reduziert wird. Weniger Verschwendung trägt dann zu einem effizienteren Prozess bei. 5S kann also einerseits die Effizienz steigern, andererseits aber auch die Effizienz sichern.
Ein wichtiger Punkt ist, dass die Menschen einbezogen werden müssen. Um 5S bestmöglich einzuführen, müssen die Menschen unbedingt einbezogen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Menschen die Verantwortung für 5S übernehmen und somit auch die Verantwortung für 5S übernehmen können.
5S in fünf aufeinanderfolgenden Schritten
- Scheidung
Zunächst bewerten wir den Stand der Dinge und beginnen zu trennen. Alles, was kaum oder gar nicht genutzt wird, wird ausgewählt und mit einem roten Etikett versehen. Fragen wie "Was nutzen wir viel, wenig oder nie?" stehen im Mittelpunkt dieses Prozesses. Dazu gehören auch all die offensichtlichen Dinge, wie z. B. Dokumente, die in einem digitalen Ordner bleiben. Dieser Schritt schafft vor allem mehr Platz, der in unserer neuen Gesellschaft zu einem wichtigen Gut wird. - Reinigung
Der nächste Schwerpunkt ist die Reinigung. Dazu gehört zum einen die Reinigung aller Gegenstände, zum anderen aber auch die Vermeidung von Verunreinigungen. Dies erreichen wir durch die Beseitigung von Zwischenfällen und Fehlfunktionen. Denken Sie an die Beseitigung von Verschmutzungsquellen. Darüber hinaus erhält die Reinigung in der Ein-Halb-Meter-Gesellschaft eine neue Dimension. Denken Sie an die Anzahl der Berührungen, die Häufigkeit der Desinfektion und die Vermeidung von Verunreinigungen überhaupt. - Vereinbaren Sie
Dann bekommen die wichtigen Werkzeuge oder andere Materialien einen geeigneten festen Platz. Auch der Arbeitsplatz wird so organisiert, dass alles schnell und einfach zu finden ist. Auch Hygiene und Ergonomie werden bei der Suche nach einem geeigneten Platz für das Material berücksichtigt. - Standardisieren Sie
Sobald die ersten drei Schritte abgeschlossen sind, werden Vereinbarungen über diese drei Schritte getroffen. Sie werden standardisiert und dies wird visuell festgehalten. Diese Visualisierung soll sicherstellen, dass die ersten drei Schritte abgesichert werden. - beibehalten.
In der letzten Phase geht es vor allem um die Sicherung der ersten vier Schritte. Viele Unternehmen und Organisationen machen hier oft Fehler. Ob sie schlank sind oder nicht, hängt davon ab, wie diese Phase umgesetzt wird. Daher ist dies wohl auch die schwierigste Phase. Wesentliche Aspekte dieser Phase sind die Aufmerksamkeit des Managements und Selbstdisziplin. Um dies bestmöglich zu erreichen, haben wir ein 5S App & Sicherheits-App die im Browser, auf dem Tablet und auf dem Handy funktioniert. Diese App dient dazu, Auffälligkeiten zu erfassen, diese zu verfolgen und ihre Darstellung zu erleichtern. Sie sorgt dafür, dass es keinen doppelten Aufwand gibt. Der größte Vorteil ist also, dass alles nur einmal gemacht werden muss. Diese App macht auch diese Sicherungsphase effizient. Effizienz über effizientes Arbeiten, was will man mehr?
5S und die 1,5-Meter-Gesellschaft
Wie bereits erwähnt, befindet sich die Gesellschaft in einem enormen Wandel. Darunter fallen natürlich auch Unternehmen und Organisationen. Die 5S-Arbeitsplatzorganisation ist eine beispiellos wichtige und gute Methode, um sicherer und effizienter arbeiten zu können. In der Tat ist 5S im Wesentlichen die Grundlage für eine stabile Organisation.
Angesichts der neuen Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Coronavirus und der Schaffung der Ein-Halb-Meter-Gesellschaft gewinnt die Arbeitsplatzorganisation noch mehr an Bedeutung. Manche Menschen sehen das Coronavirus und seine Folgen als eine Art Reset. Wir haben uns wieder auf die menschlichen Grundbedürfnisse wie Sicherheit und Geborgenheit besonnen. Das gilt für den Einzelnen, aber das wird auch für Unternehmen und Organisationen gelten.
Wenn man anderthalb Meter Abstand halten muss, muss man den kostbaren Platz am Arbeitsplatz noch besser nutzen. Ein Arbeitsplatz voller Dinge, die dort nicht hingehören, ist also eigentlich unerwünscht, oder? Der Arbeitsplatz sollte so eng und organisiert wie möglich sein. Das bedeutet, dass 5S in vielen Fällen darüber entscheiden wird, ob ein Unternehmen arbeiten kann oder nicht.
Dies bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Michael Ballé, ein Lean-Management-Experte und Autor, sprach auf Lean.org darüber, dass die ganze Idee hinter Lean darin besteht, zu lernen, sich zu verändern und sich an neue und schwierige Umstände anzupassen. Außerdem wies er darauf hin, dass wir die neuen Methoden genau jetzt einführen müssen, damit sie leise, aber effektiv eingesetzt werden können, ohne dass die Menschen mit einem völlig neuen Arbeitsplatz kollidieren.
Dies ist bereits in der Gesellschaft zu beobachten. Ein Beispiel sind Supermärkte. Viele Supermärkte haben bereits Änderungen vorgenommen: Man darf nur noch mit einem Einkaufswagen hineingehen, muss immer einen Abstand von anderthalb Metern zueinander einhalten und in vielen Supermärkten gibt es Plastikabtrennungen vor der Kasse. Der Supermarkt wurde sozusagen umgestaltet, um das Einkaufen angesichts des Coronavirus und der Eineinhalb-Meter-Gesellschaft so effektiv und effizient wie möglich zu gestalten. Sogar der visuelle Aspekt des Schlankheitswahns kann sich sehen lassen: In der Luft hängende Pfeile oder Aufkleber auf dem Boden zeigen genau an, wo man stehen sollte, um den richtigen Abstand zu halten.
5S und die Zukunft
Wenn Unternehmen und Organisationen sich nicht an ihr Umfeld anpassen und die Augen davor verschließen, kann es für sie sogar gefährlich werden. Sie stagnieren dann und wissen nicht mehr, wie sie auf die Anforderungen, die ihre Umwelt an sie stellt, reagieren sollen. Wenn sie sich nicht ständig die Frage stellen, ob ihre Prozesse wertschöpfend sind, kann sich Verschwendung gnadenlos einschleichen. Gut geführte Unternehmen neigen dazu, diese Verschwendungen zu kaschieren: Sie fallen nicht auf. Doch sobald es weniger gut läuft, dämmert die Erkenntnis, dass es eine Menge Verschwendung gibt. Die Gefahr dabei ist, dass es dann schwierig ist, die Dinge wieder auf Kurs zu bringen, wenn unzählige Verschwendungen mitgeschleppt werden.
Unternehmen, die sich ständig fragen, ob ihre Prozesse wertschöpfend sind, zeichnen sich durch ihre grundsätzliche Stabilität aus. Diese Stabilität kann erreicht werden auf der Grundlage der 5S-Verfahren. Indem man sich ständig auf die Verschwendung und die Wertschöpfung der Prozesse konzentriert, kommt es weniger zu einer internen Krise, wenn sich das Umfeld ändert. Dadurch wird es einfacher, den Markt und die Außenwelt im Auge zu behalten, und die Unternehmen merken schneller, wenn sich das Umfeld ändert.
Die oben erwähnten Veränderungen und Anpassungen, die Supermärkte vornehmen, signalisieren eine neue Art des Arbeitens in der Zukunft. Vor allem 5S kann Möglichkeiten bieten, diese Veränderungen effektiv umzusetzen. Denn wie auch immer man es betrachtet, die Eineinhalb-Meter-Gesellschaft ist eine Tatsache. Wir müssen uns weiterentwickeln, aber wir wollen uns auch weiterentwickeln. Und um die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten, bietet die Anwendung von 5S nichts als Chancen. Mit dem Fokus auf Stabilität und dem Bestreben, Verschwendung zu bekämpfen, werden die Unternehmen besser gegen plötzliche Veränderungen der Umwelt gewappnet sein.
Dennis van de Bunt
Mitbegründer der 5S-Firma und 5S-Spezialist
Möchten Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt auf über Dennis.vandebunt@5scompany.com
Dieser Text wurde in Zusammenarbeit mit Rocher Koendjbiharie verfasst