Succesvolle 5S implementatie bij Urban arrow: van pionieren naar structuur
Urban Arrow, pionier in elektrische bakfietsen, groeide in korte tijd van een start-up in hartje Amsterdam naar een volwassen organisatie met eigen productie in Amsterdam en Litouwen. Die groei bracht niet alleen succes, maar ook uitdagingen: hoe behoud je structuur, rust en efficiëntie als de organisatie in turbostand groter wordt?
Waarom urban arrow koos voor 5s
Urban Arrow is onderdeel van Pon.Bike, ’s werelds grootste premium fietsfabrikant. Binnen Pon.Bike hebben we namens 5S-Company al meerdere verbeterprogramma’s mogen begeleiden en ondersteunen. Zoals: werkplekorganisatie (5S), veiligheid, continu verbeteren, TWI en procesoptimalisatie. Stuk voor stuk stappen richting een lerende organisatie. Deze aanpak leverde eerder al mooie resultaten op bij Gazelle (5S whitepaper Lean reis Gazelle) en zelfs de succesvolle opzet van een volledig nieuwe fabriek van Pon.Bike in Litouwen (Lean-reis nieuwe fabriek Pon.Bike in Litouwen).
Floris Lievestro, projectmanager operations bij Pon.Bike, werd aangetrokken om dit traject te begeleiden. Eerder was hij nauw betrokken bij succesvolle 5S-implementaties, onder meer bij Gazelle in Dieren en bij de fabriek in Litouwen. “Uit die ervaringen wisten we: dit werkt. Dus wilden we dit ook bij Urban Arrow gaan doen,” vertelt Floris.
Bij Urban Arrow heerste in de beginjaren vooral een pioniersmentaliteit. Een kleine, hechte groep medewerkers werkte met passie aan innovatieve fietsen, waarbij creativiteit en snelheid centraal stonden. Maar naarmate het bedrijf groeide, ontstond er behoefte aan meer structuur en professionaliteit in de operatie.
Operations director Daan Scheltes is vanaf het begin betrokken bij Urban Arrow en heeft de groei van dichtbij meegemaakt. Tegenwoordig ligt zijn verantwoordelijkheid vooral bij de borging en het vervolg van verbeterprogramma’s. Hij blikt terug: “De gevolgen van die groei werden steeds zichtbaarder: kostbare tijd ging verloren doordat medewerkers zochten naar onderdelen en veel afdelingen hun eigen manier van werken hadden ontwikkeld. Het werd tijd om structuur te brengen.”
De geplande verbouwing van de fabriek bood daarvoor het perfecte startmoment. Niet alleen om de hal opnieuw in te richten, maar ook om de manier van werken toekomstbestendig te maken, volledig in lijn met de 5S-werkwijze die binnen Pon.Bike wereldwijd met succes aan het uitrollen is.
“5S is de basis om gestructureerd te werken.” – Floris Lievestro
De aanpak van de 5S implementatie bij Urban Arrow
De verbouwing vond plaats in december 2024 en januari 2025. Omdat de productie in deze periode relatief laag lag, was dit hét moment om te starten. “We hebben een kernteam van acht medewerkers gevormd,” vertelt Floris. Consultant en mede-eigenaar van 5S-Company, Patrick Kalshoven, begeleidde het team: ’s ochtends kregen zij theorie, ’s middags brachten ze dit direct in de praktijk. Voor de verbouwing zijn alle materialen gesorteerd en opgeruimd, zodat de nieuwe omgeving schoon kon beginnen. Na de verbouwing konden we direct verder met de volgende stappen van 5S.
Hoe Urban Arrow draagvlak creëert voor 5S
Zoals bij elke verandering was er in het begin scepsis. Binnen verschillende afdelingen speelde in eerste instantie de vraag of 5S meerwaarde zou hebben, of juist als extra regels gezien zou worden.
Daan vertelt: “Dankzij de aanpak van Patrick verschoof de focus al snel van regels naar persoonlijke voordelen. Minder zoeken, meer rust en overzicht: toen medewerkers dat zelf ervaarden, verdween de weerstand geleidelijk. 5S-Company stond niet langs de zijlijn met een checklist, maar trok een overall aan en werkte mee op de vloer. Het voelt hierdoor niet als controle, maar eerder als coaching. Juist die kritische blik van buitenaf, maar dan op een gelijkwaardige manier, heeft het verschil gemaakt.
Om het draagvlak te vergroten namen we supervisors tijdens de implementatie mee naar Dieren en Litouwen. Daar zagen ze zelf hoe 5S werd toegepast. Je kunt beter iemand meenemen die achtergrondinformatie heeft dan blanco starten. Het gaf vertrouwen om met eigen ogen te zien hoe het daar werkte. Ze ontdekten dat 5S geen tijdelijke methode is, maar een structurele manier van werken die resultaat oplevert.”
De rol van 5S-Company
Floris Lievestro vervulde een dubbele rol: enerzijds als interne begeleider van het project, anderzijds als coach die mensen enthousiast meenam. “Ik ben niet iemand die alwetend vertelt hoe het moet; ik gebruik mijn expertise om duidelijk te maken hoe effectief 5S in de praktijk kan zijn.” Patrick van 5S-Company bracht daarbij de cruciale externe blik. “Als ik zeg: ‘Bij Gazelle werkt het zo,’ dan zeggen mensen: ‘Ja, maar wij zijn Gazelle niet.’ Patrick kan zeggen: ‘Ik heb dit ook in een staalfabriek gedaan met acht man. Kijk, hier zijn de voor- en nafoto’s.’ Dat overtuigt.”
Resultaten die tellen
De cijfers liegen niet; waar eerst vooral in celstructuur geproduceerd werd staan we nu in lijn te werken met een flexibele output qua type fietsen. Door deze wijzigingen in structuur realiseren we 25 tot 50% meer productie dan in de oude situatie. “Dat komt niet doordat mensen harder lopen, maar doordat we slimmer organiseren en efficiënter werken,” aldus Daan.
Volgens Daan gaat het effect verder dan alleen meer output: “De nieuwe werkwijze geeft ook veel meer flexibiliteit. Waar we eerder vastzaten aan een strakke planning, kunnen we nu eenvoudig schuiven tussen Family- en B2B-fietsen, omdat alles duidelijk is ingericht. Daarnaast werken we nu met het hele team in één hal in plaats van twee. Waar ooit letterlijk een muur stond, is er nu meer contact, samenwerking en zelfs gezamenlijke muziek. Dagstarts en wekelijkse meetings versterken dat nog eens.”
Floris vult aan: “Ik heb dit implementatietraject inmiddels twee keer eerder gedaan, dus ik wist wat het kon opleveren. Ook bij Urban Arrow is het gelukt zoals we voor ogen hadden: meer efficiëntie, meer structuur en een relaxtere omgeving. Je merkt meteen dat mensen daardoor prettiger kunnen werken, en dáár doe je het uiteindelijk voor.”
Een van de Urban Arrow-founders, die een jaar eerder afscheid nam, zag het verschil direct: “Complimenten, wat een enorme verbetering ten opzichte van een jaar geleden.”
Van 5S implementatie naar continu verbeteren bij Urban Arrow
Bij 5S-Company geloven we dat opruimen alleen niet genoeg is. Het echte verschil ontstaat pas als verbeteringen worden geborgd en onderdeel worden van de dagelijkse manier van werken. Daarom hebben we bij Urban Arrow vanaf het begin ingezet op continu verbeteren (Kaizen). We introduceerden dagstarts, wekelijkse verbeteroverleggen en een 5S/Safety-app waarin medewerkers hun meldingen en ideeën direct kwijt kunnen.
“Dankzij deze structuur is 5S geen eenmalige actie, maar een cultuur. De 5S-app gecombineerd met CiCloudPro speelt daarin een sleutelrol. Iedereen kan nu een melding doen over 5S of safety via QR-codes in de hal. Kleine verbeteringen worden zichtbaar en snel opgepakt. Medewerkers merken dat hun bijdrage direct verschil maakt en dat vergroot de betrokkenheid. Langzaam ontstond zo een cultuur van continu verbeteren. Het werd zichtbaar toen een collega zei: ‘Ik ben nu trots op mijn werkplek en wil dit graag aan vrienden en familie laten zien.’ Dat was een mooi opmerkelijk omslagpunt,” vertelt Daan.
De toekomst van 5S bij Urban Arrow
Voor Urban Arrow draait de komende tijd om twee woorden: standhouden én doorgroeien. Want 5S is geen project met een vinkje aan het eind, maar een manier van werken die elke dag opnieuw vorm krijgt.
Volgens Daan gebeurt dat heel concreet: “We ronden wekelijks meerdere verbeterpunten af, maar voegen er ook steeds nieuwe aan toe. Zo blijven we vooruitgaan, stap voor stap. Later dit jaar volgt een nieuwe audit met Patrick. Dan stellen we doelen richting 2026 en kijken we waar we staan. Zo blijft de vooruitgang levend en meetbaar.”
De samenwerking binnen Pon.Bike geeft daarbij extra vaart. Fabrieken als Gazelle en Pon.Bike Litouwen hebben hun eigen 5S-traject al afgerond, Urban Arrow sloot iets later aan. “Dat maakt ons gelijkgestemd,” legt Daan uit. “We zetten dezelfde stappen, ieder in ons eigen tempo. Dat opent de deur om kennis te delen en elkaar te inspireren.”
En dan is er nog iets dat misschien wel het meest waardevol is: trots. Medewerkers voelen zich geen uitvoerders meer, maar meedenkers. Floris glimlacht: “5S heeft ons rust en structuur gebracht, maar ook plezier. Het gaat niet langer om regels, maar om samen bouwen aan iets dat werkt.”
MAAK KENNIS MET URBAN ARROW
Urban Arrow bouwt hoogwaardige elektrische bakfietsen.Elke fiets wordt ontworpen met jouw dagelijkse ritten in gedachten: van schoolritten tot stadsvervoer of leveringen. Het doel? Jouw leven verbeteren én stedelijke gebieden schoner, stiller en efficiënter maken. Urban Arrow maakt deel uit van Pon.Bike, de fiets tak van Pon Holdings. Dit is een van de grootste mobiliteitsgroepen in Nederland, met bekende merken zoals: Swapfiets, Gazelle, Cannondale, Cervélo en Kalkhoff.
“Dankzij 5S hebben we een efficiënte flow gecreëerd en ervaren we rust op de werkvloer; niet als in lui, maar als in comfortabel werken”
Zo groeit 5S bij Urban Arrow uit tot méér dan een methode: het is een organisatiecultuur waarin efficiëntie, structuur en trots voorgoed zijn ingebouwd. Of beter gezegd: erin gefietst. 😉 En terwijl Urban Arrow blijft doorgroeien, hebben wij in de tussentijd ook van Cannondale, een prachtig fietsmerk en fabriek van Pon.Bike, het vertrouwen om 5S in hun volledige operations te implementeren en te borgen. Een prachtige uitdaging waar we binnenkort meer over delen!