LEAN-Filosofie: de juiste dingen doen met de 5s-app
Bakker bedrijfswagens ondergaat een lean transitie en maakt gebruik van 5s App van 5S Company. In dit artikel ‘LEAN-Filosofie: de juiste dingen doen met de 5s-app’ worden de ervaring gedeeld.
Waarom 5S-uitrol en gebruik van de 5S-app bij Bakker Bedrijfswagens?
In 2014 kreeg Bakker Bedrijfswagens een andere directie. Toen kwam ook de kennis en kunde over het continu verbeteren volgens de LEAN-filosofie. En zoals het vaak gaat, als de leider enthousiast is, krijgt het hele team dat mee. Bakker Bedrijfswagens wil iedere dag een stukje beter worden. Dit was voor het bedrijf een duidelijk signaal om aan de slag te gaan met 5S. “De vestiging in Barneveld is de eerste vestiging geweest waar we dit hebben uitgerold. We begonnen met een continuous improvement traject voor reparatie en onderhoud. Ons hoofddoel was duidelijk: we wilden onze klanten en medewerkers meer tevreden krijgen en het werk makkelijker en leuker maken. We wilden niet per se de lean filosofie toepassen. Maar ontdekten dat continu verbeteren, iedere dag een beetje beter, een prettige methode is om ons doel te bereiken. Dat straal je dan ook weer uit naar de klanten” aldus Jan Wout van de Vuurst. After Sales Manager bij Bakker Bedrijfswagens.
Wat was de grootste uitdaging?
Bij Bakker Bedrijfswagens de collega’s te overtuigen van de voordelen van Continu Verbeteren in hun dagelijks werk. Dit was de grootste uitdaging. Het bewustmaken was geen probleem. Echter was het volhouden en borgen van verbeteringen een uitdaging. Men vervalt snel weer in de oude gang van zaken. Desondanks zijn de monteurs wel heel goed in het blussen van brandjes, wat echter ook veel frustratie en verspilling veroorzaakt. Bij de introductie van het 5S-traject zagen de monteurs direct verbeteringen in hun werkomgeving. Dit was te zien aan een schone en opgeruimde werkplaats waardoor ze efficiënter en veiliger konden werken. Ook de dagstarts, die in het begin ongemakkelijk aanvoelden, werden tijdens de Corona-periode het meest gemist.
LEAN-Filosofie: de juiste dingen doen met de 5s-app
Met de komst van een nieuwe kwaliteitsmanager bij Bakker Bedrijfswagens kwamen er veel vraagtekens op tafel. Met name over hoe de kwaliteit van de vestigingen gewaarborgd kon blijven en hoe de ISO-punten gevolgd konden worden. “Om onze verbeteringen te borgen, hebben we gekozen voor een moderne oplossing. De 5S-app waarmee we de acties die voortkwamen uit ons 5S-traject konden bijhouden en volgen. In plaats van te vertrouwen op papieren methoden, hebben we besloten om alles digitaal te houden. Hierdoor hebben we een gemakkelijke manier om alles te volgen. We gebruiken de app nu op alle vestigingen vanuit veiligheid en kwaliteit oogpunt. Ook willen dit jaar de 5S-actiepunten overal gaan toepassen.”
Bakker Bedrijfswagens heeft besloten om de app te gebruiken voor: ISO-normen, KPI’s, klanttevredenheidsenquêtes en onze klachtenregistratie. Hierdoor heeft de kwaliteitsmanager en ook iedere regiomanager en bedrijfsleider een totaaloverzicht alle actiepunten die overal openstaan. “We willen dat onze hele organisatie zich richt op de app als eerste stap in hun werkdag. Zo kunnen we onze efficiëntie verhogen en de kwaliteit van onze dienstverlening verbeteren. De bedrijfsleider en preventiemedewerkers beginnen de app steeds beter te gebruiken. De actiepunten worden direct verstuurd via de preventiemedewerker en bedrijfsleider, dit om de input te beheersen. De monteurs kunnen op de 5S whiteborden door middel van een verbeterformulier hun actiepunten melden. De opvolging moeten we nog wel sturen en zullen we dit jaar verder moeten activeren”.
En dit is niet de enigste winst voor Bakker! “Onze DAF Servicemanager was onder de indruk van de verbeteringen die we bij onze vestiging in Barneveld hebben aangebracht. Klanten zien het ook, want in één oogopslag is duidelijk dat hier orde en netheid heerst. Dit is een echte win-win situatie voor zowel ons bedrijf als onze klanten.”
Grote uitrol in de werkplaats van Winterswijk
“In Winterswijk heeft recentelijk een grote uitrol plaatsgevonden. 5S-company is geen gewoon team van consultants die op afstand bevelen geven. Nee, ze gingen de uitdaging aan en trokken de mouwen op. Het zijn meer verbetercoaches, zijn laagdrempelig en weten precies hoe ze moeten communiceren met de werknemers op de werkvloer. Ze zijn niet bang om hun handen vuil te maken en dat maakt hen zo gewaardeerd in onze sector.
Dit team is goed op elkaar ingespeeld en zijn er voor elkaar. Het is een wat kleiner team dan op andere vestigingen, misschien daardoor ook hechter met een leuke en open mentaliteit. Dit was duidelijk te zien aan hoe zij zich opstelden en zich inzetten. Ze waren zelfs voor de 5S-uitrol in hun eigen tijd bezig geweest met opruimen. Een van de monteurs heeft een nieuwe indeling gemaakt voor de werkplaats. Dit heeft hij gedaan voor zijn HBO associate degree opleiding via onze Bakker Academy. Dit is overleg met de collega’s en ook zo uitgevoerd. Supergaaf om te zien” vertelt Jan Wout van Vuurst.
We geloven in deze methodiek, dan moet je gewoon investeren!
Bakker Bedrijfswagens’ missie, visie en kernwaardes zijn in volle ontwikkeling. De prioriteit voor dit jaar is de implementatie 5S-structuur op al hun werkplaatsen en het optimaal gebruiken van onze app. Het doel is een schone, nette en veilige werkomgeving voor hun medewerkers waar ze met plezier kunnen werken. “Helaas is er een groot monteurs tekort, dus we zijn genoodzaakt om efficiëntie en innovatie te omarmen. Dit betekent dat we onze monteurs onder andere helpen door hun looproutes te optimaliseren. Maar ook gereedschap dichtbij te plaatsen en zorg te dragen voor een nette werkomgeving. Op deze manier hopen we hen in staat te stellen om nog meer auto’s te helpen. Ons personeelstekort zal ons niet tegenhouden, we gaan hier op een slimme manier mee om.”
Bakker Bedrijfswagens opende in 2018 de Bakker Academy, een samenwerking met de HAN en gericht op een associate degree systeemspecialist. Hier bieden ze opleidingen aan jonge mensen en hun eigen medewerkers. Wat resulteert in mond-tot-mondreclame en de groei van medewerkers binnen hun organisatie. Bakker Bedrijfswagens streeft naar de aanwezigheid van een Verbeteraar op elke vestiging en afdeling. Bekend met de LEAN-filosofie om verspilling en frustraties aan te pakken. Verantwoordelijkheid geven voor het doorvoeren en aansturen van verbeteringen is belangrijk en biedt ook groeimogelijkheden voor medewerkers.
Gebruikerservaringen van de 5S-app
“De 5S-app heeft ons bedrijf efficiënter gemaakt dankzij het duidelijke en gebruiksvriendelijke dashboard. Onze medewerkers vinden het eenvoudiger om acties op te volgen door inzicht in open, verlopen en over datum taken. Alle vestigingen hebben toegang tot de app, die uniforme methodieken biedt in plaats van losse Excel sheets. We zijn nog wel volop aan het experimenteren met de methodiek. Wat fijn is is dat 5S-Company altijd meedenkt! Wij gebruiken de app op een manier die anders is dan oorspronkelijk bedoeld. Daarom is het zo belangrijk om een partner te hebben die met je meedenkt en meegroeit.
De app is geschikt voor elke productieomgeving, werkplaats of magazijn. Steeds meer dealers en zelfs onze leveranciers zijn geïnteresseerd in wat ons bedrijf doet op het gebied van continu verbeteren. Dit bewijst maar weer hoe veelzijdig onze app is en hoeveel waarde het kan toevoegen aan verschillende bedrijven.”
Welke toekomstige elementen denk je toe te voegen binnen de app? “In de toekomst zouden wij het heel fijn vinden om met checklijsten en auditlijsten te kunnen werken. Daarnaast zou het ook handig zijn om communicatie en mededelingen toe te voegen via een specifieke module binnen de app. Dit kan bijdragen aan een betere interne communicatie en verbinding tussen vestigingen”. Deze punten worden al opgepakt door 5S-company en zullen dit jaar worden toegevoegd aan de 5S-app.
Lean-filosofie binnen Bakker bedrijfswagens
“Lean wordt in mij ogen ook wel eens verkeerd gebruikt, met als doel om kosten te besparen. Het is juist bedoeld om verspillingen te leren herkennen en verwijderen zodat je werk makkelijker en leuker wordt. Dat je daarmee kosten bespaart, is mooi meegenomen, maar zeker geen doel op zich. Tevens is het bedoeld om de kwaliteit van onze dienstverlening te verhogen. Dit is van groot belang voor zowel ons als onze klanten. We streven ernaar om ervoor te zorgen dat voertuigen die onze werkplaats binnenkomen direct de juiste onderhouds- of reparatiewerkzaamheden krijgen. Zodat ze zo min mogelijk stil hoeven te staan en zo lang mogelijk kunnen blijven rijden. Lean denken en doen zorgt er onder andere voor dat je grip krijg op je eigen werkomgeving en stimuleert eigenaarschap. Onze mensen weten vaak heel goed wat er beter kan. Wat is er dan mooier om ze die verbeteringen zelf te laten doorvoeren.
Een fijne prettige werkplek waar je zelf invloed op hebt geeft positieve energie en dat straal je dan ook uit. Dat ervaren klanten dan ook en geeft hun het gevoel dat hun auto bij ons in vertrouwde handen is. We willen de continu verbeter gedachte aanwakkeren bij onze medewerkers zodat ze uiteindelijk onbewust bekwaam worden in hun werk. Ze moeten er niet meer over nadenken, maar automatische doen. Oftewel het moet in het Bakker DNA komen!”
Bakker Bedrijfswagens, bedankt voor jullie vertrouwen in 5S company en CI Company ! Ben je benieuwd naar de vervolg stappen in deze continu verbeter reis? Houd ons dan goed in de gaten.
Maak kennis met Bakker Bedrijfswagens
Bakker Bedrijfswagens, een bedrijf met een rijke historie, begonnen in de jaren 60 door Opa Bakker. Is uitgegroeid tot een toonaangevende leverancier van bedrijfswagens met 20 vestigingen verspreid over heel Noord-, Midden- en Oost-Nederland. Met jarenlange ervaring als DAF dealer, heeft Bakker Bedrijfswagens zich weten te versterken door de overname van andere dealerbedrijven. Hierdoor is Bakker Bedrijfswagens nu een krachtige speler in de markt. Met een team van 500 gedreven werknemers die dagelijks klaar staan om u te helpen. Doormiddel van verkoop, reparatie, onderhoud, schadeherstel en verhuur van topmerken als DAF, GINAF, TATRA, IVECO Daily en Fiat Professional bedrijfswagens.