Kaizen bij Scalabor: optimaliseren van werkprocessen voor menselijke ontwikkeling
Erwin Lenderink, een van de teamleiders bij Scalabor met een Greenbelt in Lean, is verantwoordelijk voor de afdelingen machinaal verpakken, montage, logistiek en het personeel. Met jarenlange ervaring in deze branche neemt hij ons mee op het 5S-traject en het continue verbeteringsproces. Nieuwsgierig naar de drijfveer achter ‘kaizen’ bij Scalabor? Lees dan snel verder en ontdek hoe onze sterke samenwerking, doorzetting en support deze stappen hebben mogelijk gemaakt.
Waarom 5S en CI-traject bij Scalabor?
Scalabor verricht diverse werkzaamheden, waaronder inpakwerk, krimpen, fietspompen maken, machinewerk en magazijnwerk. “Meer dan 4 jaar geleden begonnen we met de implementatie van de 5S-methode via 5S-Company op één afdeling om hun werkprocessen te optimaliseren. Deze start verliep met enige horten en stoten en functioneerde redelijk, maar de aanpak leek telkens te verwateren. Veel werkbegeleiders hadden het gevoel dat 5S-werkzaamheden als een extra last werden beschouwd in plaats van een geïntegreerd onderdeel van hun taken.
Begin 2022 hebben we echter een nieuwe start gemaakt met 5S-Company. Met meer nadruk vanuit het managementteam en het principe van “vreemde ogen dwingen”. Dit stelde ons in staat om een diepgaande analyse van de taken van de werkbegeleiders uit te voeren. We stelden onszelf de vraag: Waar ligt onze focus? En waar zijn we verantwoordelijk voor? Deze analyse onthulde een opvallend inzicht: we besteedden te weinig tijd aan onze kernactiviteit, namelijk de ontwikkeling van mensen. Er was weinig structuur in onze werkprocessen. Werkwijzen, instructies en resultaten waren niet goed geborgd, wat leidde tot overmatige drukte.
Terwijl we de ontwikkeling van mensen als onze kerntaak beschouwden, ontdekten we dat we in de praktijk weinig investeerden in deze taak. Een grondig onderzoek dat we gedurende 6 weken uitvoerden, onthulde dat slechts 5% van de tijd van onze medewerkers werd besteed aan ontwikkeling, terwijl de meeste tijd ging naar het voorbereiden van orders en het ontvangen van goederen. Als reactie op dit inzicht hebben we twee Kaizen-projecten geïdentificeerd om dit probleem aan te pakken.
Doel van Scalabor
Het ultieme doel? Een goed georganiseerd bedrijf, oftewel een efficiënt en gestroomlijnd productiebedrijf draaien. Neem bijvoorbeeld het inpakken van een kerstpakket met 10 artikelen. Stel je voor: tijdens inpakken constateren wij, dat er slechts 8 van die artikelen aanwezig zijn. Wat nu? Wij zeggen: STOP! In plaats daarvan zouden we moeten vragen: wanneer ontvangen we de ontbrekende items? Gaan we verder met het pakket of wachten we? Veel beter is vooraf beoordelen of alles aanwezig is om te starten. Vroeger lieten we alles gewoon staan, zonder ruimte voor iets anders, en het magazijn raakte overvol. Nu begrijpen we dat dit geen goede aanpak was. We zijn inmiddels kleiner geworden en hebben duidelijke, haalbare afspraken gemaakt, zowel met klanten als met bedrijfsbureaus, over hoe we dit organiseren” aldus Erwin.
De grootste uitdagingen: acceptatie en verandering bij Scalabor
De meest uitdagende taak is het verkrijgen van acceptatie in de hele organisatie bij Scalabor. Het bereiken van consensus om blijvende verbeteringen door te voeren en borgen. “Het was geen eenvoudige opgave zoals we nu zien in onze Kaizen-gesprekken tussen magazijn, productie en bedrijfsbureau. Deze veranderingen vereisten ook een andere aanpak richting onze klanten.
Vroeger controleerde ons magazijn niet altijd wat er werd geleverd, en we hadden vaak onduidelijke informatie over binnenkomende vrachten. Dit leidde tot onvoorspelbaarheid in de personeelsinzet. We begonnen als een bedrijf dat alles deed om onze klanten tevreden te stellen. In de sociale werkgelegenheid pasten we ons aan elke klantwens aan, zonder vragen te stellen. Als er bijvoorbeeld een pallet uit elkaar viel door een verkeerde plaatsing op een vrachtwagen, ruimde iedereen het gewoon op en begon opnieuw. We vergaten echter te vragen: waar ging het mis? Lag de fout bij de leverancier? Deze verschuiving van een klantgerichte benadering naar zelfbeslissing was een uitdaging. En soms is het nog steeds moeilijk om dit volledig te implementeren.”
Zelfbewustwording in de werkcultuur van Scalabor
Op dit moment bevindt Scalabor zich op een punt dat eerder niet is bereikt, maar het is duidelijk dat alle betrokkenen hier blij mee zijn. Dat valt echt op. De mensen die op dit moment betrokken zijn, stellen elkaar vragen die voortkomen uit de principes van 5S/Lean, iets wat leidinggevenden sterk aanmoedigen. Medewerkers weten dat hun leidinggevende hen wekelijks over een specifiek onderwerp bevraagt, dus ze kunnen niet stil blijven zitten. Ze zullen zich erin verdiepen, en dat is precies wat er bij Scalabor gebeurt. Ze weten dat er vragen worden gesteld. Bijvoorbeeld, als er een levering binnenkomt en er is niet genoeg materiaal, dan is de eerste vraag: “Wat staat er op de pakbon?” Dit zijn zaken die mensen gaan toepassen, en als die pakbon er niet is, rijst de vraag: “Waarom heeft niemand dit gemeld?” De expeditie heeft de taak om hiervan melding te maken, zodat het bedrijfsbureau contact kan opnemen met de leverancier of klant. Deze groeiende mate van zelfbewustzijn is overduidelijk bij Scalabor.
“We zijn bij de verhuizing enkele uitdagingen tegengekomen, maar we corrigeren elkaar nu. Mensen herkennen de materie. In het begin merkten we dat medewerkers het als iets extra’s beschouwden, iets wat “erbij” kwam. “Het liefst doe ik het na half 5,” hoorde je toen vaak. Maar nu beginnen mensen steeds meer te beseffen dat het gewoon bij hun dagelijkse werk hoort. Dat is een positieve ontwikkeling. Werkvoorbereiders dragen de verantwoordelijkheid, maar leggen steeds vaker taken bij hun assistenten neer. Kortom: de strakkere aanpak werpt zijn vruchten af” aldus Erwin.
De toekomst van Scalabor
“We kijken nu vooruit naar het moment waarop de Kaizen-groep wordt opgeheven en plaatsmaakt voor een Lean-borgingsgroep om ervoor te zorgen dat deze verbeteringen blijvend zijn en worden geïmplementeerd in hele organisatie. Onze goede samenwerking, doorzettingsvermogen en support hebben hen tot deze stappen gebracht. Ons plan is duidelijk: we gaan de afhankelijkheid van specifieke personen verminderen. We streven ernaar om niet langer zonder instructies te werken. Het is niet acceptabel om te beginnen met het idee van “ik weet het wel, ik heb geen instructies nodig.” Ons doel is dat iedereen vlot kan functioneren, ongeacht wie er aanwezig is. Dat is wat we willen bereiken met dit traject.
Wat ik aanvankelijk had verwacht, was dat menigeen dacht dat dit een project van 1 tot 1,5 jaar zou zijn. Maar nu zijn we al 2 jaar bezig, en vorig jaar vertelde ik eenieder: “Ik zal de volledige implementatie niet meer meemaken voor mijn pensioen.” Mijn hoop is dat alles tegen die tijd goed is geborgd en gedocumenteerd, maar het volledig integreren van deze werkwijzen vergt meer tijd.
MAAK KENNIS MET SCALABOR
Scalabor is het sociaal ontwikkelbedrijf voor Midden-Gelderland. Ze helpen mensen die ondersteuning nodig hebben bij het krijgen en behouden van een plek op de arbeidsmarkt. Iedereen die kan werken, maar het op de arbeidsmarkt zonder ondersteuning niet redt. Waaronder mensen met een arbeidsbeperking, bijstand of Wajong. Bij Scalabor worden hun mogelijkheden en talenten ontwikkeld en verbonden met werk. Met als doel een actieve deelname aan de maatschappij. Voor werkgevers biedt Scalabor goed ontwikkeld personeel en ondersteunen ze efficiënte en duurzame bedrijfsvoering, wat resulteert in een win-winsituatie voor zowel medewerkers als werkgevers.
Website Scalabor
Value Stream Map
De Value Stream Map is cruciaal voor het vastleggen van standaardprocedures, zodat iedereen op dezelfde consistente manier kan werken. “Soms moet je mensen interviewen om te begrijpen hoe ze dingen doen. Het draait niet om controle, maar om begrip. Als je het goed doet, kun je een voorbeeld zijn voor anderen. In eerste instantie begrepen mensen dit niet goed, maar toen ik ze vertelde wat ik had vastgelegd, realiseerden ze zich dat het precies was wat ze deden. “Dat maakt me echt enthousiast” zegt Erwin. Dit heeft ons geholpen om te bepalen of klanten aan onze eisen kunnen voldoen bij het aanleveren van goederen in ons expeditie/magazijn.”
“Scalabor is duidelijk in beweging, en we kunnen veel leren van vergelijkbare organisaties zoals Gazelle, die voortdurend streven naar verbetering. Het is belangrijk om te beseffen dat het implementeren van 5S en Lean geen korte reis is, vooral voor bedrijven met verschillende omzetten zoals wij. Het is een proces dat brede ondersteuning vereist, en ik ben ervan overtuigd dat externe expertise en ‘vreemde ogen’ een essentiële rol spelen bij het succes ervan. Dit zal leiden tot verdere verspreiding van positieve veranderingen binnen onze organisatie, zoals we nu al kunnen waarnemen.”
We zijn dankbaar voor het vertrouwen dat Scalabor in ons heeft gesteld. Wil je graag op de hoogte blijven van de verdere stappen die we zetten in onze reis naar continue verbetering? Houd ons dan goed in de gaten!
